Prestação de contas no condomínio: o que é e como fazer
De acordo com o artigo nº 1.348 do Código Civil, a prestação de contas no condomínio deve ser feita obrigatoriamente em assembleia com os moradores pelo síndico responsável. Isso porque, o documento reúne todas as transações financeiras feitas em um certo período, garantindo uma gestão transparente e eficiente a todos.
Inclusive, é por meio da prestação de contas que todos ficam sabendo como os recursos do condomínio foram aplicados em ações de melhoria coletiva e pagamento de funcionários. Entenda a seguir, como ela é realizada pelo síndico e as consequências legais caso não seja entregue como deve!
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1. Separe todos os documentos necessários
Primeiramente, o síndico responsável deve separar todos os documentos necessários para emitir detalhadamente o relatório de prestação de contas. Para isso, ele precisa ter em mãos:
- relatório de investimentos;
- extratos bancários
- balancete;
- documentos comprobatórios das despesas;
- relatório de receitas, despesas e valores referentes à inadimplência,
- previsão orçamentária do período seguinte ao da assembleia de moradores.
2. Mantenha sempre atualizado o relatório de despesas e receitas
A fim de manter uma maior organização e nada fugir do controle, constantemente é recomendada a atualização do relatório de receitas e despesas, isto é, o de entrada e saída de capital das contas orçamentárias do condomínio.
Caso contrário, se esse controle for feito somente próximo a data da assembleia, os riscos do síndico deixar “escapar” algo gasto ou contraído nos meses anteriores é muito grande, comprometendo a emissão do relatório final.
Uma dica, nesse caso, para não perder nenhuma informação, é sempre guardar os comprovantes de despesas ou cópia dos mesmos. Estas, por sua vez, são divididas em três categorias:
- extras: também conhecidos como imprevisíveis, correspondem as famosas obras, reparos e manutenções emergenciais;
- fixas: gastos com funcionários e demais despesas fixas mensais,
- variáveis: são as despesas cujos valores variam a cada mês, como as de manutenção programada, por exemplo.
3. Acione o Conselho Fiscal
Em questões financeiras, o conselho fiscal trabalha em parceria com os síndicos, a fim de analisar as prestações de contas para aprová-las ou não. Normalmente, ele é composto por condôminos eleitos em reuniões de assembleia com todos os participantes.
Dessa maneira, a aprovação das contas pelo conselho é uma forma de proporcionar mais transparência e segurança a todos, uma vez que, ao emitir um parecer a ser registrado em ata, é feita toda uma análise dos dados fornecidos pelo síndico.
4. Crie uma apresentação para os condôminos
Por fim, separada a documentação e após a aprovação do conselho fiscal, chegou o momento de montar uma apresentação para mostrar a todos os condôminos. Nela, é importante usar termos de fácil entendimento, evitando expressões truncadas capazes de dificultar o entendimento da maioria.
Consequências que o síndico pode enfrentar caso não faça a prestação de contas
Sabendo de como é feita a prestação de contas por parte do síndico, uma dúvida muito comum sobre o assunto envolve a seguinte pergunta: o que acontece se esse relatório não for entregue em períodos pré estipulados?
Bem, apesar de não ter uma periodicidade definida por lei, o ideal é que a prestação de contas seja feita ao menos uma vez por ano. Caso contrário, o conselho fiscal e os condôminos podem apresentar reclamações junto aos órgãos públicos, como o Ministério Público e a Defensoria Pública, sob risco de sofrer ação judicial.
Além do mais, existe a possibilidade dos condôminos realizarem uma assembleia extraordinária, a fim de destituir o síndico do seu cargo e exigir a prestação de contas, sem ser preciso tomar medidas legais.
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