Encomendas em condomínios: a importância de fazer a gestão

Todos os dias, diversos moradores recebem encomendas em condomínios dos mais diversos tipos, como roupas, calçados, eletrodomésticos e eletrônicos. Diante disso, é fundamental o prédio contar com uma organização capaz de fazer toda a logística desde o recebimento pela portaria, até a entrega ao destinatário final.

Assim sendo, neste post vamos falar mais sobre a importância de gerenciar as encomendas por um profissional e o papel do síndico em fazer todo o controle, a fim de atender plenamente as demandas. Confira!

O que diz a lei sobre o recebimento de encomendas?

A responsabilidade de receber as encomendas nos prédios é do zelador, porteiro, administrador e demais funcionários, segundo a lei nº 6.538/1978.

Caso alguma outra pessoa as receba sem prévia autorização, alguns problemas como perda ou extravio da mercadoria nas dependências internas e furtos por terceiros devido a falta de vigilância podem ocorrer. Assim, cabe ao síndico seguir o regimento interno do condomínio e aplicar as punições necessárias caso o infrator seja descoberto.

Dicas de como gerenciar as encomendas

Visando oferecer rapidez e eficiência na entrega das encomendas aos moradores, o condomínio deve estabelecer algumas normas de gerenciamento capazes de facilitar a rotina de todos os envolvidos no processo, principalmente os profissionais da portaria. Dentre elas, podemos mencionar as seguintes:

1. Estabeleça prazos para os moradores retirarem as encomendas

Uma das principais formas de manter a eficiência na logística de encomendas em condomínios é definir prazos para os moradores retirarem-nas na portaria ou local similar onde elas possam estar armazenadas com segurança e de acesso restrito apenas a funcionários e pessoas autorizadas.

Além disso, é viável pedir aos condôminos avisarem a portaria quando estiverem esperando algum pacote, principalmente quando este for de grande tamanho ou possua bens de alto valor. Dessa forma, devidamente instruídos, os funcionários saberão como proceder quando ele for entregue.

2. Faça da tecnologia uma aliada de todos

Em termos de modernidade, hoje em dia é possível aliar a logística de recebimento de encomendas com a tecnologia, por meio do rastreamento. Assim, o morador pode acompanhar em tempo real onde está seu pedido e quando será entregue.

3. Em assembleia, defina as regras gerais para a retirada

Juntamente com o prazo para o morador retirar sua encomenda na portaria, uma assembleia condominial deve ser organizada pelo síndico, a fim de definir outras questões capazes de facilitar o dia a dia dessa logística.

Dentre elas, podemos citar o tamanho máximo permitido de cada pacote e se a assinatura de recebimento da mercadoria pode ser feita pelos funcionários da portaria ou pelos destinatários finais.

4. Tenha um planejamento com datas sazonais

Dia das Mães, dos Pais, das Crianças, Natal e Páscoa são apenas algumas das datas comemorativas em que o número de compras costuma aumentar significativamente. Em virtude disso, é normal a demanda de entrega nos condomínios também aumentar, obrigando-os a aperfeiçoar os sistemas de recebimento e logística.

Uma das soluções, inclusive, é o já citado uso da tecnologia capaz de mapear onde está cada mercadoria e o uso de um código exclusivo fornecido por aplicativos para ser dito ao entregador quando este estiver na portaria. Assim, evita-se filas e acúmulo de produtos na portaria ou outro local de armazenamento coletivo do prédio.

5. Deixe os funcionários treinados para receberem os pedidos e registrá-los

Por fim, a última dica sobre como receber encomendas em condomínios diz respeito ao treinamento dos funcionários que irão recebê-las. Isso porque, quanto mais capacitados eles estiverem, mais segurança e controle de mercadorias haverá.

Inclusive, os treinamentos colaboram para os encarregados saberem lidar melhor com cada situação, como recebimento de itens confidenciais, de tamanhos diferentes e de alto valor monetário.

E todo o sistema de logística de encomendas em prédios residenciais pode ser facilitado com o auxílio de um síndico profissional, capaz de treinar devidamente cada funcionário encarregado dessa tarefa.

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